Objetivo: Establecer la política y lineamientos para la seguridad de la información, para el tratamiento y confidencialidad de datos personales por parte de SERVIPAN S.A.

Ámbito De Aplicación: La siguiente política, es aplicable a toda la información contenida en las diferentes bases de datos de la población vinculada a SERVIPAN S.A, trabajadores, estudiantes en práctica, proveedores, contratistas, clientes y visitantes. Los principios y disposiciones contenidos en esta política de protección de datos personales se aplicarán a todas las bases de datos que se encuentren en SERVIPAN S.A., ya sea como propietario, usuario, responsable o como encargado del tratamiento.

Generalidades

SERVIPAN S.A.  en virtud de su condición de responsable del tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como empresa de carácter privada, y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer su Política de Tratamiento de Datos Personales, acorde esta con los reglamentos internos de la empresa y demás normas concordantes.

Servipan S.A. informa a todos los interesados que, en cumplimiento de sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales, los datos personales que obtenga en virtud de las actuaciones que usted solicite o celebre con nuestra empresa serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas vigentes y complementarias que traten y regulen esta materia.

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del responsable

Razón social: SERVIPAN S.A., Número de Identificación Tributaria – NIT: 892.301.629-0,

Dirección Principal – Domicilio: Calle 39 No. 6ª 88 Valledupar – Cesar,

Dirección sede – Domicilio: Parque Industrial Los Volcanes Km 7 bodega 46 Vía Galapa – Galapa,

Teléfono: 3107275945,

Oficial de Protección de Datos: Cindy Ramirez Ariza, e-mail: contrataciones@servipan.com.co

Sitio Web: https://www.servipan.com.co

2. Definiciones

Los siguientes términos contenidos en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de Servipan S.A. deberán entenderse en el sentido que a continuación se señala:

AUTORIZACIÓN: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: Es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

COMUNICACIÓN / CESIÓN DE DATOS: Es toda revelación de datos realizada a una persona o entidad distinta del titular de los datos personales.

DATO PERSONAL: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Se trata de cualquier dato que Servipan S.A. pueda relacionar con personas físicas. En el ámbito de acción del objeto social de la empresa. dichas personas serán normalmente estudiantes en prácticas, trabajadores, clientes y contratistas.

HABEAS DATA. Derecho fundamental que le asiste a toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado en bases de datos públicas o privadas, acorde con lo dispuesto en la ley y demás normas que le apliquen.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, realiza el tratamiento de los datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

FINALIDAD: Corresponde a la definición del objeto con el que se utilizarán los datos recolectados. El alcance de la finalidad es sumamente importante, pues de él depende que el tratamiento de los datos personales sea lícito o ilícito.

OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la persona encargada de coordinar, supervisar y controlar las medidas sobre el tratamiento de datos personales definidas por la institución.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que, ya sea por sí misma o en asocio con otras, recolecte, almacene, maneje datos personales y/o constituya con ellos base de datos. En este caso, Servipan S.A.

TITULAR: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

TRANSFERENCIA DE DATOS: Corresponde a la transferencia que tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN DE DATOS: Corresponde al tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

TRATAMIENTO: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Téngase en cuenta la definición de tratamiento de datos que da la ley, esto es, que cualquier operación que se haga con ellos: grabarlos, modificarlos, conservarlos, enviarlos, etc., constituirá tratamiento.

USUARIOS: Se refiere a los sujetos o procesos autorizados a acceder a los recursos donde estén contenidos los datos.

3. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y finalidad de este

De manera general, el tratamiento al que serán sometidos los datos personales de los titulares incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.

Para el cumplimiento de fines laborales y cuando así se requiera, Servipan S.A. podrá contratar con terceros servicios dirigidos a su población de interés. En estos casos la información necesaria para el cumplimiento del contrato que pueda contener datos personales de personas vinculadas a la empresa se trasladará a dichos terceros con la suscripción de cláusulas de privacidad que garanticen la salvaguardia de la intimidad de los titulares, la correcta prestación del servicio y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Los datos personales que Servipan S.A. recoja a través de sus diferentes canales transaccionales serán usados para la operación y registro dentro de las funciones y finalidades regladas.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales por parte de Servipan S.A. son, principalmente, sin limitarse a ellas:

1. La ejecución de un contrato del cual el interesado es parte, o para la aplicación de medidas precontractuales.
2. La satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre estos intereses no prevalezcan los derechos y libertades del interesado, en particular cuando este sea un menor de edad.
3. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
4. Dar respuestas a organismos de control

Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

Las partes de interés objetos del tratamiento de los datos personales por parte de Servipan S.A. son, principalmente, sin limitarse a ellas

• Trabajadores – estudiantes en Prácticas: (i) Celebración, ejecución y terminación de contratos (ii) Control de horario, (iii) Formación de personal, (iv) Gestión de nómina, (v) Prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales, (vi) Promoción y gestión de empleo, promoción y selección de personal, (vii) Historia laboral del trabajador (viii) Información de estudios y títulos obtenidos, (ix) Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, (x) Seguridad o prevención del fraude (xi)Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

Cuando con ocasión de la ejecución de actividades de innovación y desarrollo, un trabajador requiera recolectar, usar, tratar, circular o almacenar datos personales de personas, deberá realizar dichas actividades de tal manera que asegure los parámetros establecidos en esta política.

• Proveedores, contratistas y Clientes: (i) Gestión de proveedores; verificación del cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores o contratistas, (ii) Presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de acuerdos o contratos, (iii) Creación de bases de datos de acuerdo a las características y el perfil de los titulares de datos personales, todo de acuerdo con lo dispuesto en la ley, (iv) Ejecución del contrato suscrito con Servipan S.A., (v) Seguridad o prevención del fraude, (vi) Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requieran obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.

– Seguridad y salubridad: (i) Seguridad; video vigilancia, seguridad y control de acceso a las instalaciones de la empresa. Las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de Servipan S.A. se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones; (ii) Salubridad; información requerida epidemiológicamente por las autoridades para realizar el cerco en casos en que así se exija.

4. Categorías especiales de datos personales

Datos personales sensibles

En términos generales, Servipan S.A. realiza el tratamiento de datos personales considerados sensibles cuando así es requerido para el cumplimiento de su función como empleador, siempre y cuando:

1. a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización o se haga necesario por la naturaleza de su vinculación con Servipan S.A.
2. b) El tratamiento será necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales o quien ejerza apoyo deberán otorgar su autorización.
3. c) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
4. Derechos que le asisten al titular de los datos personales

Los titulares de los datos personales registrados en las bases de datos de Servipan S.A. tienen los siguientes derechos:

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros supuestos, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por ellos;
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Servipan S.A. para el tratamiento de sus propios datos personales, salvo cuando tal autorización se encuentre excluida expresamente como requisito para dicho tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
3. c) Ser informados por Servipan S.A. o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
4. d) Solicitar a Servipan S.A. la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VI de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La revocación de la autorización o la supresión de los datos personales podrán solicitarse respecto de la totalidad o una parte de los datos que comprende la autorización otorgada de que trata el presente documento, mas no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue. Así mismo, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular:

1. a) Tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones.
3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
4. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

6.1. Procedimiento de consultas

6.1.1. Derechos garantizados

Mediante el procedimiento de consultas Servipan S.A. y/o los encargados garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, así como a sus causahabientes o representantes, el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en el numeral 5 literal a) de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

6.1.2. Responsable de atención de consultas

El responsable de atender las consultas será el Oficial de Protección de Datos de Servipan S.A., quien recibirá las solicitudes y les dará trámite, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

6.1.3. Medios de recepción de solicitudes de consulta

El titular de los datos personales, su representante o sus causahabientes podrán remitir su consulta a la siguiente dirección: Calle 39 No. 6ª – 88 Barrio Panamá, de la ciudad de Valledupar, línea nacional: 3107275945, o en la dirección electrónica: contrataciones@servipan.com.co

6.1.4. Requisitos de la solicitud de consulta

La solicitud de consulta dirigida a Servipan S.A. deberá contener como mínimo la siguiente información:

• Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes;
• Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes;
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes y/o representantes;
• Firma, tipo y número de identificación.
• Además, la solicitud de consulta deberá ser presentada por los medios de consulta habilitados por Servipan S.A. y que se encuentran incorporados en las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales.

6.1.5. Plazos de respuesta a las consultas

Las solicitudes recibidas por los medios indicados serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término así se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, fecha que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.2. Procedimiento de reclamos

6.2.1. Derechos garantizados mediante el procedimiento de reclamos

6.2.1.1. Corrección o actualización: Servipan S.A. y/o los encargados garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, su representante o a sus causahabientes el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante la presentación de una reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en el literal a) del numeral  5 de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de corrección o actualización.

6.2.1.2. Revocatoria de la autorización o supresión de los datos personales: Servipan S.A. y/o los encargados garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, su representante o a sus causahabientes el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley. Así mismo, Servipan S.A. garantiza el derecho de presentar reclamos cuando los titulares de los datos adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

6.2.2. Responsable de atención de reclamos

El responsable de atender los reclamos presentados por los titulares de los datos personales será el Oficial de Protección de Datos de Servipan S.A., quien los recibirá y les dará trámite en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

6.2.3. Medios de recepción y requisitos de los reclamos

El titular, su representante o sus causahabientes podrán realizar su reclamación remitiéndola a la dirección: Calle 39 No. 6ª – 88 Barrio Panamá, de la ciudad de Valledupar, línea nacional: 3107275945, o en la dirección electrónica: contrataciones@servipan.com.co.

 Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre del titular y/o su representante y/o causahabientes;
• Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes;
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
• Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o su representante y/o sus causahabientes;
• Documentos que se quieran hacer valer.
• Firma, tipo y número de identificación.
• Además, deberán ser presentadas por los medios de consulta habilitados por Servipan S.A. y que se encuentran incorporados en las Políticas para el Tratamiento de Datos Personales.

6.2.4. Reclamaciones sin cumplimiento de requisitos legales

En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos se solicitará al reclamante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, que subsane las fallas y presente la información o los documentos faltantes.

6.2.5. Plazos de respuesta a los reclamos

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7. Fecha de entrada en vigor de las políticas de tratamiento de datos personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rigen a partir del (01) de abril de 2024, con vigencia indefinida, dado el objeto social de Servipan S.A.

Cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento de Datos Personales se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: https://www.servipan.com.co