DISPOSICIONES GENERALES 

ARTÍCULO 1. OBJETO: Esta política tiene como finalidad determinar el marco normativo de aplicación que establezca la protección de los datos personales suministrados por cualquier medio a SERVIPAN S.A. de acuerdo con lo establecido en la ley o las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen. Para Tal efecto, serán objeto de protección con base en la presente política, aquellas personas que puedan suministrar cualquier tipo de dato personal a SERVIPAN SA, que actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, y quien deberá permitir al titular de los datos, conocerla, actualizarla.

ARTÍCULO 2. MARCO LEGAL: Constitución Política de Colombia, Ley 1581 de 2012, y demás decretos reglamentarios conforme lo establecido en la ley o las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

ARTÍCULO 3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS: 

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretender dar los datos personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, o que promueva intereses de cualquier partido político de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos sean objeto de

ARTICULO 4. PRINCIPIOS RECTORES: Los principios rectores de la presente política son:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente es una actividad normada.
• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima.
• Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, datos acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• Principio e acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se deriven de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personales autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente política.
• Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento a que la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el manejo de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de los datos.

ARTÍCULO 5. DERECHO DE LOS TITULARES: El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del manejo. Este derecho se podrá ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del manejo salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del manejo, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el manejo no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objetos de

 ARTICULO 6. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Cuando SERVIPAN SA

actúe como responsable del tratamiento de la información, cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

ARTÍCULO 7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: El responsable del tratamiento deberá adoptar procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos, la autorización previa, del titular para el tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento

ARTÍCULO  8.  PERSONAS  A  QUIENES  SE  LES  PUEDE  SUMINISTRAR  LA

INFORMACIÓN: La información que reúna las condiciones establecidas en la presente política podrá suministrarse a las siguientes personas: a. A los titulares y sus representantes legales. b. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. c. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

ARTÍCULO 9. MODO DE OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: La autorización del Titular puede darse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas de éste, que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico (mensaje de datos, Internet, sitios web), o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Asimismo, podrá otorgarse mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar su consentimiento de manera electrónica, para concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos

ARTICULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: SERVIPAN SA dispondrá de los medios tecnológicos o físicos, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos, que permitan demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los titulares. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán determina archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. PARÁGRAFO 1: AVISO DE PRIVACIDAD: El Aviso de Privacidad es la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular a través de un medio físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición de este para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular, la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales, como mínimo al momento de efectuar la recolección de los datos personales.

ARTÍCULO 11. REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier

momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o fuere improcedente en virtud de relación contractual sea cual fuere su naturaleza (académica, laboral, civil o comercial

ARTÍCULO 12. TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN: En aquellos casos sujetos a los requerimientos legales aplicables, se haga necesario la transferencia de la información a terceros, SERVIPAN SA velará porque está siempre sea conforme lo establecido en la presente política. En razón a ello, SERVIPAN SA tomará las medidas necesarias para que los terceros receptores de la información conozcan y se comprometan a cumplir esta política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada, para asuntos directamente relacionados con SERVIPAN SA y no podrá ser destinada para propósito o fin diferente.

ARTICULO 13. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: los datos recogidos, administrados y procesados por la SERVIPAN SA en sus bases de datos, serán utilizados únicamente en desarrollo de su objeto social y en ejercicio de sus relaciones académicas, contractuales y convencionales.

ARTICULO 14. RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO DE RECLAMOS, CONSULTA:

SERVIPAN SA designará el área encargada que recibirá, procesará y canalizará las distintas solicitudes y trámites asociados con tratamiento de información personal, para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m a 6:00 p.m al correo electrónico yacosta@servipan.com.co  , o llamar a la línea telefónica de SERVIPAN SA , Valledupar teléfono (5) 5717122, o radicarla nuestra oficinas.

ARTÍCULO 15. CONSULTAS: los titulares y/o sus autorizados podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de SERVIPAN SA. El responsable del tratamiento o encargado del tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. Esta deberá ser debidamente radicada en escrito formal, donde se exprese de manera puntual el objeto de la solicitud.

ARTÍCULO 16. PROCEDIMIENTO DE LAS CONSULTAS: Una vez radicada la solicitud, la misma será atendida en un término máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 17. RECLAMOS. El titular y/o sus autorizados que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta

política, podrán presentar un reclamo bajo el siguiente procedimiento: PARÁGRAFO 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SERVIPAN S.A , por medio de escrito formal, donde se exprese la solitud, con identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si presentado la solicitud, resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. PARÁGRAFO 2. El término máximo para atender el reclamo será de quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo siempre y cuando se cumpla a cabalidad con la totalidad de los requisitos previstos en esta política. Cuando no fuere posible presentar el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

ARTÍCULO 18. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada el día 20 de Abril de 2017 y entra en vigencia a partir del día 20 de Abril de 2017. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará a través de la dirección electrónica: www.servipan.co